‘STEEDS SNELLER SCHAKELEN MET E-NOTARIS’

‘Steeds sneller schakelen met E-notaris’

De Stater-applicatie E-notaris bestaat al enige jaren, maar is onlangs vernieuwd. Wat betekent deze upgrade voor notarissen en hun samenwerking met Stater? We vragen het aan Madicken Dekkers van Bakker & Neve Netwerk Notarissen. Hoe gaat zij om met de digitaliseringsslag?

Madicken Dekkers werkt bijna dagelijks met E-notaris. Ze ondersteunt de notarissen van Bakker & Neve met de afhandeling van hypotheken. “Meerdere keren per dag vraag ik digitaal aflosnota’s op”, vertelt ze. “Dat werkt natuurlijk aanmerkelijk sneller dan zoals dat jaren geleden ging, toen alles per post moest worden opgestuurd. De nieuwe versie van E-notaris is extra gebruiksvriendelijk, mede vanwege de overzichtelijke lay-out.”

Het vernieuwde E-notaris heeft niet alleen een frissere ‘look and feel’, maar is voortaan ook geschikt voor alle gangbare internetbrowsers. Zelf merkt Madicken Dekkers dat het opzoekwerk veel efficiënter gaat dan voorheen. “Met name de zoekfunctie is verbeterd. Vroeger moest ik soms echt door de bestanden scrollen, maar nu is alles razendsnel te vinden. Het maakt daarbij niet uit wat je invult: of je nu zoekt op naam, adres of hypotheekvorm, de juiste klantgegevens duiken direct op. Bovendien krijg je ook meteen de melding dat een aflosverzoek in behandeling is genomen.”

Digitalisering

De voortschrijdende digitalisering is een zegen voor het werk van notarissen en hun assistenten. Daar is Madicken Dekkers zich terdege van bewust. “Het liefst doe je al je werk via de mail of digitaal. Dat scheelt gewoon enorm veel tijd. Sowieso is het handig dat data in de cloud beschikbaar is.”
Toch denkt Dekker niet dat in de toekomst al het notariële werk zal digitaliseren. “Uiteindelijk moet je toch in persoon verschijnen bij een notaris om een handtekening te zetten. Natuurlijk bestaat er zoiets als de digitale handtekening, maar voor dit soort officiële transacties is het toch belangrijk elkaar even in de ogen te kijken, zodat de notaris zeker weet dat de persoon die tekent daar echt toe is bevoegd.”

Voordat die krabbel moet worden gezet, is er veel werk te verzetten op een notariskantoor. Dat voorwerk gebeurt steeds meer digitaal, met dank aan e-mail, internet en applicaties zoals E-notaris. “Het opvragen van aflosnota’s gaat dankzij zo’n applicatie van Stater veel sneller en ook de benodigde stukken heb je razendsnel in je bezit. Pas bij een volmacht of overdracht is het noodzakelijk elkaar in levenden lijve te ontmoeten.”

Verdere innovatie

Geavanceerde techniek of niet, soms moeten notariële specialisten als Madicken Dekkers toch even geduld hebben. Hoe snel je digitaal een royementsvolmacht ook kunt aanvragen, daarna moeten banken het dossier toch even controleren voordat ze het doorsturen. Daar gaan al gauw tien werkdagen overheen, terwijl sommige banken zich formeel aan de opzegtermijn van een maand houden. Die procedure had Madicken Dekkers natuurlijk graag korter gezien, maar ze is zich er terdege van bewust dat zorgvuldigheid boven alles gaat.

Welke andere innovaties zou Dekkers graag in haar vak zien opduiken om het werk eenvoudiger, sneller en aangenamer te maken? “Dat is lastig om te zeggen”, zegt ze. “Het notariaat blijft toch wel echt iets specialistisch. Mij lijkt het lastig om dat nog digitaler te maken dan het nu inmiddels al is. Wellicht dat de applicaties nog slimmer kunnen inspelen op complexe hypotheekvormen, bijvoorbeeld als een hypotheek is gekoppeld aan twee huizen. Wanneer je dan een van beide huizen verkoopt, wil je natuurlijk zo eenvoudig mogelijk een deel van de hypotheek opzeggen en het andere deel behouden.”

Ondertussen heeft Bakker & Neve Netwerk Notarissen voldoende werk omhanden. Madicken Dekkers : “Voorheen had je echte piekperiodes in de aanvraag van hypotheken, maar nu de rente zo enorm laag staat, is het continu druk op de huizenmarkt. Dan is het handig als je snel kunt schakelen, bijvoorbeeld door middel van E-notaris.”

Tekst: Jeroen Mirck

E-NOTARIS: KWESTIE VAN ONDERSTEUNING

Ondersteuning van het aflosproces is een belangrijke dienst van e-Notaris, maar daarnaast is er nog een andere waardevolle functionaliteit: de notaris kan digitaal de gelden aanvragen voor het passeren van de akte. Op basis van een beperkt aantal gegevens zorgt Stater ervoor dat het aangevraagde geld exact op het juiste moment op de rekening van de notaris wordt gestort. Dus niet een week te vroeg, want dan is er sprake van rentederving. Maar ook niet een uur te laat, want dan kan de klant geen handtekening zetten. Van alle akten die passeren wordt nagenoeg 100% digitaal door e-Notaris afgehandeld.